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处事中的7大用具

  

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  工作中的 7大工具 1 一、SWOT分析法 二、PDCA循环规则 三、6W2H法 四、SMART原则 五、时间管理-重要与紧急 六、任务分解法[WBS] 七、二八原则 2 一:SWOT分析法 定义: Strengths:优势 Weaknesses:劣势 Opportunities:机会 Threats:威胁 3 4 意义: 帮您清晰地把握全局,分析自己在资 源方面的优势与劣势,把握环境提供的机 会,防范可能存在的风险与威胁,对我们 的成功有非常重要的意义。 5 二:PDCA循环规则 定义: Plan:制定目标与计划; Do:任务展开,组织实施; Check:对过程中的关键点和最终结果进行检 查; Action:纠正偏差,对成果进行标准化,并确 定新的目标,制定下一轮计划。 6 7 意义: 每一项工作,都是一个pdca循环,都需要计 划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时 进入下一个循环,只有在日积月累的渐进改善中, 才可能会有质的飞跃,才可能取得完善每一项工 作,完善自己的人生。 8 三:6W2H法 定义: What:工作的内容和达成的目标; Why:做这项工作的原因; Who:参加这项工作的具体人员,以及负责人; When:在什么时间、什么时间段进行工作; Where:工作发生的地点 ; Which:哪一种方法或途径; How:用什么方法进行; How much:需要多少成本? 9 10 意义: 做任何工作都应该从6W2H来思考, 这有助于我们的思路的条理化,杜 绝盲目性。我们的汇报也应该用 6W2H,能节约写报告及看报告的 时间。 11 四:SMART原则 定义: Specific 具体的; Measurable 可测量的; Attainable 可达到的; Relevant 相关的; Time based 时间的; 12 13 意义: 人们在制定工作目标或者任务目标时,考虑 一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备 SMART化的计划才是具有良好可实施性的,也 才能指导保证计划得以实现。 14 特别注明,有的又如此解释此原则: ——S代表具体(Specific),指绩效考核要切中特定的工 作指标,不能笼统; ——M代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化 或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可 以获得的; ——A代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出努力 的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标; ——R代表现实性(realistic),指绩效指标是实实在在的, 可以证明和观察; ——T代表有时限(time bound),注重完成绩效指标的 特定期限。 15 五、时间管理-重要与紧急 A、重要且紧急 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 你不做其他人也不能做 16 B、重要不紧急 准备工作 预防措施 价值观的澄清 计划 人际关系的建立 真正的再创造 增进自己的能力 17 C、紧急不重要 造成干扰的事、电话、 信件、报告 会议 许多迫在眉捷的急事 符合别人期望的事 18 D、不重要不紧急 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 等待时间 19 20 优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时,应 权衡各种事情的优先顺序,要学会“弹钢琴”。 对工作要有前瞻能力,防患于未然,如果总是在 忙于救火,那将使我们的工作永远处理被动之中。 21 六、任务分解法[WBS] 定义: 即Work Breakdown Structure,如何进行WBS分 解:目标→任务→工作→活动 22 WBS分解的原则: 将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动 可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要 求分解到不能再细分为止。 23 WBS分解的方法: 至上而下与至下而上的充分沟通; 一对一个别交流; 小组讨论。 24 WBS分解的标准: 分解后的活动结构清晰; 逻辑上形成一个大的活动; 集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点; 所有活动全部定义清楚。 25 26 意义: 学会分解任务,只有将任务分解得足够细,您 才能心里有数,您才能有条不紊地工作,您才 能统筹安排您的时间表。 27 七、二八原则 巴列特定律:“总结果的80%是由总消耗时间中的 20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事 务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的 多数”的原理的基础上。 28 举例说明: 80%的销售额是源自20%的顾客; 80%的电线%的财富集中在20%的人手中; 29 30 谢谢大家! 31

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